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            2. 軟件介紹
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              金扎軟件由北京福恒德商貿有限公司開發運營。北京福恒德商貿有限公司目標是通過我們管理和技術的優勢,幫助成長型和成熟型企業優化業務流程、創新經營模式,從而提升整體運營效率和核心競爭力。

              第一章  新手指南

              1.1           新手指南

              應用指導:
              新手指南可以幫助客戶從安裝后接下來基礎信息的錄入指引,新手指南中,可以按照現有的順序開始操作,也可以挑選的進行操作。灰色字體部分依賴于其他模塊,當其他模塊信息添加完成后,就會變成藍色字體,可以操作了。

               

               

              1.1.1  第一步:進行系統啟用

               

              操作步驟:(1)如果您需要補錄之前的單據,建議您系統啟用時間要早于補錄單據的日期。例如:當前月份是12月,但是您想補錄從20116月至11月的業務單據,那么系統啟用的時間就應該是:6月。

              2)“批次及保質期管理”——此功能,主要針對食品、藥品等行業,需要通過貨品批次來進行特殊管理。啟用此功能,會在業務單據中,帶出此貨品的批次,即批號,生產日期和失效日期的信息。另外,由于每批貨品進價不同,對出庫成本有嚴格的控制的,需要通過每批不同的價格計算成本的,也要勾選此功能。

              備注:如果系統已經啟用,但是沒有勾選過批次及保質期管理的,那么在使用過程中,一旦某些貨品需要用到批號批次,就得重新啟用系統,數據全部重新錄入!

              1.1.2  第二步:設置公司信息

               



               

              操作步驟:將公司的信息詳細錄入在此表單中,公司信息將在對賬單、部門信息等處顯示。

              1.1.3         第三步:設置部門信息

              說明:只需要添加需要使用軟件的部門,另外用戶賬號也是依據已經設置好的部門來添加的

              操作步驟:點擊“部門信息”,進入“部門樹”頁面,添加第一級部門,先點擊您的公司名稱,點擊“添加下級”按鈕進入“部門登記”頁面填寫相關部門信息,填寫完畢后,點擊“保存”按鈕。(如圖)

              重要提示:如果您想添加某個部門的下一級信息,請選擇要添加的部門名稱;例如:(1.)先選中一級欄目——“銷售部”(2.點擊 “添加下級”按鈕,進行信息填寫,點擊“保存”按鈕即可。

               

               

              1.1.4  第四步:設置設置崗位信息

               

               

              說明:目前系統中已經設置好一些重要崗位的名稱和權限,您可以選擇性的使用這些崗位。不需要的崗位可以去掉勾選,這樣的話,這個崗位不會被系統留用。

               

               

              操作步驟:(1)如果需要自己設置所需崗位,直接點擊“新增崗位”
                       2)點擊后,在新增頁面中,添加所需崗位名稱,如果此崗位與系統默認的崗位有些相似,可以選擇此崗位,系統會設置一個一樣功能權限的崗位,如果有個別不同的地方,可以單獨再對此崗位進行調整。

              1.1.5  第五步:分配用戶賬號

               

              說明:(1)賬號的添加是依據部門來設置的,所以必須先設置好部門,才能添加賬號信息。
                   2)用戶賬號可以通過EXCEL模板導入。也可以手工信息。

              1.1.6  第六步:設置貨品分類

              說明:(1)貨品分類主要是針對貨品的大類或多級分類來設置的,方便查找貨品。

               

               

              1.1.7  第七步:導入貨品庫存

              說明:下載的模板中的列表順序及名稱不可修改,初始化導入模板中已經包括貨品檔案導入模板中的所有數據,倉庫名稱、庫管人員、貨品詳細信息、期初數量、期初單價、期初金額,請仔細添加。初始化導入主要針對的是期初貨品數量和單價,如果此次導入有的貨品沒有期初數量和期初金額的,可以不填加此貨品,也可以添加期初數量、單價、金額都為0。

              備注:(1)初始化導入屬于追加式導入,可按不同的庫房分別做期初導入。

              2)對于星號的列,必須增加數據。

              3)如果期初導入模板中,添加了期初數量但是沒有添加期初單價和金額,系統就會默認此貨品的期初單價為0,出庫時此貨品的出庫金額為0,這樣會影響庫存成本!!建議您添加了期初數量,就要添加單價和金額。

              4)已經添加過業務單據,如出庫單,入庫單等,此貨品不能再修改或刪除。 

              特別提示:庫存期初數量請盤庫后,再做批量導入。

               

               

              1.1.8  第八步:設置供貨企業類型

              說明:(1)供貨企業類型可以根據不同供貨企業供應的貨品類型不同,設置成原材料供貨企業,成品供貨企業,辦公用品供貨企業等等,也可以根據供貨企業的信用等級分為長期供貨企業,一級供貨企業等等。

              2)供貨企業類型中的“物流公司”是系統中默認好的,與財務管理有關聯關系,所以不能修改和刪除。

               

               

              1.1.9  第九步:設置客戶類型

              說明:(1)客戶類型可以根據不同客戶級別,設置成長期客戶,零售客戶,VIP客戶,一級客戶等等

               

               

               

              1.1.10  第十一步:導入供貨企業檔案

              說明:(1)通過下載導入模板,將供貨企業的信息批量導入系統中。

                   2)模板中的列表項目,不允許修改和刪除、移動等。必須以現有模式進行添加。

               


              1.1.11  第十二步:導入購貨企業檔案

              說明:(1)通過下載導入模板,將購貨企業的信息批量導入系統中。

                   2)模板中的列表項目,不允許修改和刪除、移動等。必須以現有模式進行添加。

               

               

               


              1.1.12  第十三步:調整首選參數

              首選參數中分項說明:

              1. “設置審核選項”——軟件中對業務單據的審核分為兩種:手工審核和自動審核。手工審核是指相關業務單據需要有一個部門主管審核,此單據才能進入下一個業務流程。操作方式:去掉相關單據前的“√”;如果企業業務流程簡單,有些單據可以不需要其他人員審核通過的,那么可以加上相關單據前的“√”,這樣此單據會自動生成相關業務單據。

              2. “合同應付模式”——選擇此功能,表示采購訂單審核后,會自動生成一張應付單。如未勾選,既是采購到貨單審核后生成應付單。

              3. “到貨應付模式”——選擇此功能,表示到貨單審核后,會自動生成一張應付單。訂貨合同不再生成應付單。

              4. “合同應收模式”——選擇此功能,表示銷售訂貨合同審核后,會自動生成一張應收單。如未勾選,既是銷售發貨單審核后生成應收單。

              5. “發貨應收模式”——選擇此功能,表示發貨單審核后,會自動生成一張應收單。訂貨合同不再生成應收單。

              6.  “啟用條型碼”——勾選此功能,就可以通過掃碼槍,掃描條形碼,方便業務單據的輸入。條形碼中的數字設置,在“基礎資料”—“貨品檔案”中的“貨品編碼”中進行添加。

              7. “啟用單品碼”——單品碼也叫機身號,比如每一臺電子產品如手機等出廠后都有一個獨一無二的識別認證碼,如果您的貨品有此編碼,需要識別機身號,可以啟用該功能。

              8. “啟用運費”——啟用運費后,軟件會將根據選擇運費的分攤模式,生成相關應付單。

              9.“啟用雙單位”——通過雙單位,可以計算出兩種單位不同的數量。

               

               

              第二章  系統管理

              2.1  公司信息

              添加、修改公司信息

              操作步驟:第一步:點擊“系統管理”

                第二步:點擊“公司信息”,進入“公司信息修改”頁面,填寫或修改公司信息,然后添加公司經營范圍,確定后,點擊“保存”按鈕即可。

               

               

               

               

              備注:添加修改公司信息,將用于公司組織機構設置

              2.2  部門信息(樹形結構)

              2.2.1  添加部門信息
              (部門的設置,只需要添加需要使用軟件的部門,另外使用軟件的用戶賬號也是依據已經設置好的部門來添加的)

              操作步驟:
              第一步:
              點擊“系統管理”

              第二步:點擊“部門信息”,進入“部門樹”頁面,添加第一級部門,先點擊您的公司名稱,點擊“添加下級”按鈕,進入“部門登記”頁面,填寫相關部門信息,填寫完畢后,點擊“保存”按鈕。(如圖)

              重要提示:如果您想添加某個部門的下一級信息,請選擇要添加的部門名稱;例如:(1.)先選中一級欄目——“銷售部”(2.點擊 “添加下級”按鈕,進行信息填寫,點擊“保存”按鈕即可。

               

               

              2.3  崗位權限(重點)

              2.3.1  恢復默認崗位及權限

              說明:目前在系統中,已經設置好一些有權限的崗位,客戶可以參考已經設置好的權限,也可以對于不需要的崗位可以進行修改和刪除。

              操作步驟:

              第一步:點擊“生成系統默認崗位”,如果沒有的崗位

               

               

              2.3.2  新增崗位及權限

              說明:(1)崗位權限中的崗位不是部門,也不是個人。(2)一個崗位下可以有多個用戶賬號。例如:銷售代表的崗位,這個崗位下會有很多個業務人員。

               

               

              舉例說明:1.給銷售經理授權
              針對銷售經理的崗位,可點擊“授權主菜單下”的“銷售管理”——“銷售訂單”,“銷售發貨單”等欄目,勾選出銷售經理職位應有的權限。
              重要提示:
              1. 只要有“系統管理員崗位權限”的賬號才可以給其他各崗位設置權限。

              2. 系統管理員可根據此崗位的性質設置某個崗位是否有新增、查看、刪除、統計等權利,對可以授權的欄目進行勾選。

              3. 在“選擇權限范圍中”的名詞的相關解釋:
                  “全部”——可以看到此欄目中,所有部門的相關信息。
                  “本人”——只能看到自己添加的信息。

                  “本部門”——只能看到此用戶賬號所屬的部門信息,其他部門添加的資料看不到。

              “本部門及下級部門”——可以看到此用戶賬號所屬的部門信息及其該部門下級添加的相關資料
                  “指定部門”——系統管理員可以限制此賬號只能看到某部門添加的相關資料。

               

               

               

               

              下圖是對銷售經理的這個崗位如何授權的:

              第一步:在系統管理下的崗位權限中,先“新增一個崗位:“銷售經理”

               

               

               

               

              對倉庫舉例說明:

              某某公司有三個倉庫,總公司的庫房主管可以看到所有庫房的庫存數量和單據。一個是海淀區倉庫、一個是朝陽區倉庫、一個是西城區庫房,每個庫房的庫管人員都只能查看各自庫房的出、入庫單據;

              現在需要設置四個崗位,(1)是總公司的庫房主管;(2)是海淀區庫管員 3)是朝陽區庫管員   4)是西城區庫管員 

              操作步驟:一、先給總公司建立“北京庫房主管”的崗位,再對這個崗位進行“授權”。倉庫主管的權限可以看到所有庫房的相關表單,所有,授權的時候就給主管“全部”的權限

               

              以此類推,將北京主管能看到的表單全部授權。

               

              如果需要設置各分公司只能看到各自庫房貨品的情況,主要步驟就是在授權的時候,將基礎資料中,把“庫房”的權限設置成為“本部門”。

              下面對海淀區分庫進行新建崗位和授權:

               

               

               

               

              面這兩步非常關鍵

              1.是如果不想讓分庫看到其它庫房的單據,就要控制倉庫查看的權限。

               2.是出、入庫單可以給他全部的權限,而不是只給本部門的權限。這樣通過控制倉庫即

              可自己看自己倉庫的數據了。

               

               

               

              如果針對某個崗位,不想讓他看到列表中的進貨價格、金額或是客戶等相關信息,可以進行如下操作

               

              2.3.3  查詢崗位及權限

              說明:可以通過查詢崗位功能,查到現在所有崗位以及賬號都擁有那些操作權限,以便控制。

               

               

              2.3.4  查詢用戶及權限

              說明:查詢用戶權限主要是可以看到目前系統中所有賬號的已授權情況。

               

               

              2.4  用戶帳號
              2.4.1  添加用戶信息
              操作步驟:
              第一步:點擊“系統管理”
              第二步:點擊“用戶帳號”,根據部門信息中的相關內容,點擊樹形結構中,需要增加的用戶賬號所在部門,在右側的查詢列表中,點擊“新增”按鈕
              第三步:填寫用戶賬號信息,在“用戶授權”中,在左欄中,選中該賬號的崗位,點擊“右移”按鈕。再點擊“保存”按鈕
              第四步:新增完賬號后,可以直接將之前授權好的崗位給她

               

              2.4.2  變更用戶信息部門

              操作步驟:

              第一步:點擊“系統管理”

              第二步:點擊“用戶帳號”,在右側列表中,找到要變更的用戶信息,點擊相對應行的“部門變更”按鈕,

              第三步:進入“部門變更”頁面,點擊“部門欄目”后的下拉箭頭,選擇要變更的部門名稱后,點擊“保存”按鈕。

               

               

               

              2.4.3  客戶端用戶密碼丟失,系統管理員如何恢復:

              操作步驟:如果客戶端密碼丟失,系統管理員可進行下面操作:

              第一步:點擊“系統管理”

              第二步:點擊“用戶帳號”,在右側列表中,找到丟失密碼的客戶端賬號,點擊相對應行的“恢復密碼”按鈕,彈出恢復密碼提示對話框,點擊“確定”按鈕。

              重要提示:(1)恢復的密碼為,初始密碼為“111111   
                 (
              2)系統管理員的密碼妥善保管,如丟失,自己無法恢復。

               

               

              2.5  修改密碼

              操作步驟:

              第一步:點擊“系統管理”

              第二步:點擊“修改密碼”,在右側列表中,輸入新、舊密碼,點擊“保存”按鈕。

               

               

              特別提示:如果有的賬號密碼丟失 ,系統管理員可以初始化,初始化密碼是:111111。如果系統管理員密碼丟失,則無法自行回復。

              2.6           發送/提醒信息

              2.6.1  發送提醒

              操作步驟:

              第一步:點擊頁面中的“發送提醒”按鈕,給系統內部的員工發送內部消息,也可以對各自緊急事務,需要定時

              提醒的內容發送提醒。

              第二步:在彈出的頁面中,填寫相關內容。點保存按鈕即可。

              特別提示:1. 接收人只可選擇一樣。

               

               

              2.6.2  查看提醒

              操作步驟:

              方法一:點擊“系統管理”中的提醒信息,查看所以相關提醒內容。
                          方法二
              :點擊頁面中的“查看提醒”按鈕。

               

               

              2.6.3  勾選自動彈出消息

              操作步驟:

              第一步:勾選自動彈出的選框,所有收到的提醒會自動彈出,如沒有勾選,則只能通過“查看提醒”的頁面中查看。

               

               

               

               

              2.7  系統日志

              操作步驟:

              第一步:點擊“系統管理”

              第二步:點擊“系統日志”,進入系統日志查詢頁面,可查詢系統的歷史操作記錄

               

               

               

               

              重要提示:可以通過此功能,了解到哪個用戶從什么IP地址登錄軟件,何時登錄,修改了什么數據等信息

              2.8  在線監控

              操作步驟:點擊“系統管理”—“在線監控”,進入在線安全監控頁面可以查看在線使用軟件的情況(例如:登陸名,姓名,聯接時間,IP地址,持續時長,最后訪問時間)

               

               

               

              2.9  數據備份(重點!!)

              數據備份分兩種形式:手動備份和自動備份

              操作步驟:

              第一步:點擊“系統管理”—“數據備份”,在右側頁面中,在<指定備份文件存放的目錄>框內,輸入自己指定的文件目錄

              第二步:選擇備份形式,(1)選擇“手動備份”,再點“保存”按鈕。
              2)選擇“自動備份”,設置自動備份時間后,點“保存”按鈕。

              重要提示:
              1)選擇<指定備份文件存放的目錄>一定要牢記,最好存放在D盤、E盤、F盤等,以免電腦出現故障,無法恢復數據!
              2)電腦(服務器)關機,即使到了自動備份的時間段,軟件系統也不會自動備份,只有開機時,正常運行。

               

               

               

               

               

               

              備注:如何恢復之前的數據備份?

              解決方法:如果您的電腦(服務器)屬于是更換電腦或服務器,方法如下:

              首先要確認之前軟件備份的安裝路徑,是在D盤、E盤或其它路徑中,確認好后,在現在的電腦(服務器)中,在相同的路徑中建立:backup的文件夾。

               

               

               

               

               

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